Cycle de vie et statuts de la facture
Une facture électronique rend compte de son parcours. Quatre statuts sont obligatoires — et l'un d'eux, « encaissée », est la clé de la future déclaration de TVA pré-remplie.
Une facture qui rend compte d'elle-même
Dans le circuit de la facturation électronique, une facture ne se contente pas d'être envoyée : elle rend compte de son parcours. À chaque étape, un statut est émis, transmis à l'autre partie et, pour certains, remonté à l'administration.
C'est un changement de nature. Aujourd'hui, une facture envoyée par courriel disparaît de votre vue : vous ne savez ni si elle a été reçue, ni si elle a été enregistrée, jusqu'à ce que le paiement arrive — ou n'arrive pas. Demain, chaque étape est horodatée et opposable.
Les quatre statuts obligatoires
| Code | Statut | Qui l'émet | Ce qu'il signifie |
|---|---|---|---|
| 200 | Déposée | Le fournisseur, via sa plateforme | La facture a été déposée sur la plateforme émettrice. Point de départ du parcours. |
| 213 | Rejetée | La plateforme | Rejet technique : la facture est non conforme (format invalide, mention obligatoire absente, SIREN inconnu). Elle n'atteint jamais le client. |
| 210 | Refusée | Le client | Refus commercial : la facture est techniquement valide mais contestée sur le fond (erreur de montant, prestation non conforme). |
| 212 | Encaissée | Le fournisseur | Le paiement a été encaissé. Ce statut alimente les données de paiement transmises à l'administration. |
D'autres statuts existent — mise à disposition, prise en charge, approuvée, en litige, paiement transmis — mais leur transmission est recommandée, non obligatoire. Ils enrichissent le suivi sans être exigés.
Les statuts sont transmis au portail public au format CDAR, dans un délai court après l'événement. Votre plateforme s'en charge ; à vous de lui fournir l'information à temps.
Rejet et refus : deux situations à ne pas confondre
Le rejet est technique
Il est prononcé par la plateforme, avant même que votre client ait vu quoi que ce soit. La facture est invalide : un champ obligatoire manque, le format est corrompu, le SIREN du destinataire est introuvable dans l'annuaire. La facture est réputée n'avoir jamais été émise. Vous corrigez et vous réémettez, sans formalité comptable particulière.
Le refus est commercial
Il vient du client, qui a bien reçu une facture valide mais la conteste : montant erroné, prestation non réalisée, commande non conforme. La facture, elle, existe. Le fournisseur doit alors procéder à une annulation comptable, en émettant un avoir.
Un refus ne s'efface pas, il s'annule
C'est le piège le plus fréquent pour les entreprises habituées à « refaire la facture ». Une fois la facture entrée dans le circuit, elle est numérotée, horodatée et connue de l'administration. La corriger suppose d'émettre un avoir puis une nouvelle facture — jamais de modifier ou de supprimer l'originale.
Ce que cela change dans votre organisation
Le point souvent sous-estimé : les statuts doivent être renvoyés vite, et par quelqu'un. Trois questions à trancher avant septembre :
- Qui traite les factures fournisseurs reçues ? Accepter ou refuser devient un acte tracé, avec un délai. Ce n'est plus une pile de papier qu'on regarde en fin de mois.
- Qui surveille les rejets de vos propres factures ? Une facture rejetée n'est jamais parvenue à votre client : si personne ne regarde, vous découvrirez le problème en relançant un impayé qui n'en était pas un.
- Qui déclare les encaissements ? Le statut « encaissée » conditionne vos données de paiement, donc votre TVA sur les prestations de services.
Le statut « encaissée » et votre TVA
Le statut 212 mérite un traitement à part. Pour les prestations de services, la TVA est exigible à l'encaissement, pas à la facturation. En remontant la date et le montant encaissés, ce statut fournit à l'administration l'information exacte dont elle a besoin pour situer la TVA dans le bon mois.
C'est la pièce qui manquait au pré-remplissage
Avec les factures d'un côté et les encaissements de l'autre, la TVA collectée d'une période devient calculable automatiquement, y compris pour les prestataires de services. La DGFiP construit sa capacité de pré-remplissage sur cette base — à un horizon annoncé autour de 2030.
Ces flux existent chez vous dès 2026. CA3 Auto les lit et en déduit votre déclaration, sans attendre.
Un effet secondaire utile : la preuve
Les statuts horodatés constituent une piste d'audit fiable, mais aussi un moyen de preuve dans la relation commerciale. Le jour où un client affirme n'avoir jamais reçu votre facture, la question se règle en consultant le statut. Sur les délais de paiement, l'horodatage du dépôt fait courir les pénalités de retard sans discussion possible.
Sources officielles
- DGFiP — Espace facturation électronique — spécifications externes du dispositif
- France Num — Guide du e-reporting